Was kostet Prozessautomatisierung im Mittelstand? Ehrliche Zahlen statt „kommt drauf an“
Einstiegskosten, laufende Kosten, Amortisation und Förderung: Was eine Prozessautomatisierung für kleine und mittlere Unternehmen wirklich kostet — mit einer Rechnung, die Sie selbst nachvollziehen können.
„Was kostet das?“ ist die erste Frage in fast jedem Erstgespräch — und die häufigste Antwort der Branche ist ein ausweichendes „kommt drauf an“. Das stimmt zwar, hilft aber niemandem weiter. Deshalb hier die ehrlichen Größenordnungen, mit denen Sie rechnen können, bevor Sie überhaupt mit jemandem sprechen.
Was den Preis wirklich bestimmt
Der Aufwand einer Automatisierung hängt nicht von der Firmengröße ab, sondern von vier Faktoren: Wie viele Systeme müssen verbunden werden? Haben diese Systeme saubere Schnittstellen — oder muss mit Dateien und Umwegen gearbeitet werden? Wie viele Sonderfälle und Ausnahmen stecken im Ablauf? Und: Braucht es KI (etwa um Fließtext-E-Mails zu verstehen), oder reichen feste Regeln?
Ein Ablauf mit zwei Systemen und klaren Regeln ist ein überschaubares Projekt. Fünf Systeme, gewachsene Excel-Landschaft und viele Ausnahmen — das ist ein anderes Kaliber. Genau deshalb gibt es keine seriösen Pauschalpreise von der Stange.
Die Größenordnungen
Damit Sie trotzdem planen können — das sind die typischen Spannen, mit denen ich arbeite:
- Erste, klar abgegrenzte Automatisierung (z. B. Auftragseingang aus E-Mails): meist im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich
- Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen und KI-Bausteinen: obere vierstellige bis fünfstellige Beträge
- Laufende Kosten: gering — selbst gehostete Werkzeuge wie n8n kosten wenige Euro Serverbetrieb im Monat; optionale Betreuung nach Aufwand
- Kostenlos: Erstgespräch, Automatisierungs-Check und die Live-Demo auf dieser Website
Die Rechnung, die zählt: Amortisation
Entscheidend ist nicht der Preis, sondern wann er sich zurückverdient hat. Ein Beispiel zum Nachrechnen: Spart eine Automatisierung 6 Stunden pro Woche, sind das bei 35 € Vollkosten pro Stunde rund 900 € im Monat. Ein Projekt für 4.000 € hat sich damit nach viereinhalb Monaten bezahlt gemacht — ab dann spart es jeden Monat weiter, Jahr für Jahr.
Deshalb beginne ich jedes Projekt mit genau dieser Rechnung für Ihren konkreten Fall. Lohnt sie sich nicht, sage ich das im Erstgespräch — dann sparen Sie sich das Geld.
Förderung nicht vergessen: Der Freistaat zahlt mit
In Sachsen fördert die SAB Digitalisierungsprojekte von KMU mit bis zu 50 Prozent Zuschuss (Kleinst- und Kleinunternehmen, Stand Juli 2026) — Prozessautomatisierung zählt dazu, ab 5.000 € Projektkosten. Aus einem 6.000-€-Projekt werden so 3.000 € Eigenanteil, und die Amortisationszeit halbiert sich. Wichtig: Der Antrag muss vor Projektstart gestellt sein. Alle Details habe ich im Beitrag zur Digitalisierungs-Förderung in Sachsen zusammengefasst.
Kurz gesagt: Eine erste Automatisierung kostet weniger als ein gebrauchter Firmenwagen — und anders als der wird sie jede Woche wertvoller. Was sie in Ihrem Betrieb kosten und bringen würde, klären wir in 15 Minuten.
Sie erkennen Ihren Betrieb in diesem Artikel wieder? Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt.