Was kostet Prozessautomatisierung im Mittelstand? Ehrliche Zahlen statt „kommt drauf an“
Einstiegskosten, laufende Kosten, Amortisation und Förderung: Was eine Prozessautomatisierung für kleine und mittlere Unternehmen wirklich kostet, mit einer Rechnung, die Sie selbst nachvollziehen können.
„Was kostet das?“ ist die erste Frage in fast jedem Erstgespräch. Die Standardantwort der Branche lautet „kommt drauf an“. Stimmt ja auch, hilft aber keinem. Deshalb hier die Größenordnungen, mit denen Sie rechnen können, bevor Sie überhaupt mit jemandem sprechen.
Was den Preis wirklich bestimmt
Der Aufwand hängt nicht an der Firmengröße, sondern an vier Fragen. Wie viele Systeme müssen verbunden werden? Haben die saubere Schnittstellen, oder muss man mit Dateien und Umwegen arbeiten? Wie viele Sonderfälle stecken im Ablauf? Und braucht es KI, etwa um Fließtext-E-Mails zu verstehen, oder reichen feste Regeln?
Zwei Systeme mit klaren Regeln sind ein überschaubares Projekt. Fünf Systeme, gewachsene Excel-Landschaft und viele Ausnahmen sind ein anderes Kaliber. Genau deshalb gibt es keine seriösen Pauschalpreise von der Stange.
Die Größenordnungen
Damit Sie trotzdem planen können, hier die typischen Spannen, mit denen ich arbeite:
- Erste, klar abgegrenzte Automatisierung (z. B. Auftragseingang aus E-Mails): meist im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich
- Umfangreichere Vorhaben mit mehreren Systemen und KI-Bausteinen: obere vierstellige bis fünfstellige Beträge
- Laufende Kosten: gering. Selbst gehostete Werkzeuge wie n8n kosten wenige Euro Serverbetrieb im Monat, optionale Betreuung nach Aufwand
- Kostenlos: Erstgespräch, Automatisierungs-Check und die Live-Demo auf dieser Website
Die Rechnung, die zählt: Amortisation
Entscheidend ist nicht der Preis, sondern wann er zurückverdient ist. Rechnen Sie mit: Spart eine Automatisierung 6 Stunden pro Woche, sind das bei 35 € Vollkosten pro Stunde rund 900 € im Monat. Ein Projekt für 4.000 € hat sich damit nach viereinhalb Monaten bezahlt. Ab dann spart es weiter, Monat für Monat.
Deshalb beginnt jedes Projekt bei mir mit genau dieser Rechnung für Ihren Fall. Geht sie nicht auf, sage ich das im Erstgespräch. Dann sparen Sie sich das Geld.
Förderung nicht vergessen: Der Freistaat zahlt mit
In Sachsen fördert die SAB Digitalisierungsprojekte von KMU mit bis zu 50 Prozent Zuschuss (Kleinst- und Kleinunternehmen, Stand Juli 2026). Prozessautomatisierung zählt dazu, ab 5.000 € Projektkosten. Aus einem 6.000-€-Projekt werden so 3.000 € Eigenanteil, und die Amortisationszeit halbiert sich. Wichtig: Der Antrag muss vor Projektstart gestellt sein. Alle Details stehen im Beitrag zur Digitalisierungs-Förderung in Sachsen.
Unterm Strich: Eine erste Automatisierung kostet weniger als ein gebrauchter Firmenwagen. Anders als der wird sie jede Woche wertvoller. Was sie in Ihrem Betrieb kosten und bringen würde, klären wir in 15 Minuten.
Sie erkennen Ihren Betrieb in diesem Artikel wieder? Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt.